Приложение

к решению Совета депутатов

муниципального района

Московской области

от 30.09. 2009 г. № 436/27

Административный регламент

рассмотрения обращений граждан в администрации

Серебряно-Прудского муниципального района

Московской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Серебряно-Прудского муниципального района московской области (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Серебряно-Прудского муниципального района Московской области (далее - администрации муниципального района).

1.2. В органах местного самоуправления муниципального образования Серебряно-Прудский муниципальный район Московской области, муниципальных предприятиях и муниципальных учреждениях муниципального образования Серебряно-Прудский муниципальный район Московской области рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в компетенции вышеназванных структур, в соответствии с Конституцией РФ, федеральными законами, законами Московской области, Уставом муниципального образования Серебряно-Прудский муниципальный район Московской области, решениями Совета депутатов Серебряно- Прудского муниципального района.

1.3. Должностные лица органов местного самоуправления обязаны:

- обеспечивать необходимые условия для своевременного и эффективного рассмотрения обращений граждан должностными лицами, правомочными принимать решения от имени соответствующего органа;

- принимать обоснованные решения по существу поставленных в каждом обращении вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;

- своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы отклонения, по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования принятых решений;

- уведомлять гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них критические замечания;

- проверять состояние работы с обращениями в подведомственных органах и организациях, принимать меры по устранению выявленных нарушений;

- регулярно проводить личный прием граждан, информировать население о времени и порядке личного приема;

- предоставлять информацию о характере обращений граждан по запросу Московской областной Думы и Правительства Московской области;

- периодически публиковать в средствах массовой информации аналитические материалы о характере и результатах рассмотрения обращений граждан.

1.4. Рассмотрение обращений производится Главой Серебряно-Прудского муниципального района Московской области (далее – глава муниципального района), первыми заместителями главы администрации Серебряно-Прудского муниципального района Московской области (далее – первые заместители главы администрации муниципального района), заместителем главы Серебряно-Прудского муниципального района Московской области (далее – заместитель главы администрации муниципального района), структурными подразделениями администрации муниципального района.

1.5. Справочную работу по устным и письменным обращениям граждан ведет организационно-контрольное управление администрации муниципального района.

1.6. Организационно-контрольное управление готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и предоставляет ее заместителю главы администрации муниципального района, курирующему это направление работы.

1.7. Все лица, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.8. При утрате исполнителем письменного обращения назначается служебное расследование. О его результатах информируется вышестоящее руководство.

1.9. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан работнику, временно его замещающему. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящие за ним обращения граждан работнику, который ведет в данном подразделении делопроизводство.

1.10. Работники, занимающиеся рассмотрением обращений граждан, обязаны повышать свой профессиональный уровень в данном направлении.

2. Прием и обработка письменных обращений

2.1. Все присланные по почте письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационно-контрольное управление администрации муниципального района.

2.2 Телеграммы, обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, принимаются и учитываются в журнале регистрации обращений граждан.

2.3. При приемке и первичной обработки документов производится проверка правильности адресования, оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт.

2.4.При приеме документов в организационно-контрольном управлении администрации муниципального района:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником организационно-контрольного управления, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес администрации муниципального района нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам.

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится главным специалистом организационно-контрольного управления администрации муниципального района. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии или адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений указывается дата принятия обращения, фамилия и подпись лица принявшего обращение.

2.6. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в организационно-контрольное управление администрации муниципального района.

Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.) работник должен, не вскрывая конверт, сообщить

об этом начальнику управления по правовому обеспечению и безопасности муниципального образования.

2.7. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, на сайт администрации муниципального района принимаются главным специалистом организационно-контрольного управления и передаются заместителю главы администрации муниципального района, в компетенцию которого входят решения поступивших вопросов для ознакомления и определения исполнителя.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Поступившие в организационно-контрольное управление администрации муниципального района обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем проставления в правом нижнем углу первой страницы письма входящего номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для номера, занято текстом письма, номер может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Работники организационно-контрольного управления администрации муниципального района производят регистрацию обращения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

3.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя или более авторами, то регистрируется первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным, о чем делается отметка. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, делается отметка о контроле;

- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. При поступлении обращения, решение о направлении письма на рассмотрение принимается первым заместителем главы администрации муниципального района, в соответствии с должностными обязанностями, исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

4.2. При поступлении обращения по электронной почте решение о направлении письма на рассмотрение принимается заместителем главы администрации муниципального района, исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

4.3. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

4.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.

4.5. Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений в государственные органы подписываются первыми заместителями главы администрации муниципального района, заместителем главы администрации муниципального района, в соответствии с должностными обязанностями.

4.6. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5. Рассмотрение обращений в органах местного самоуправления и сроки их рассмотрения

5.1. Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации в организационно-контрольном управлении администрации муниципального района.

Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

5.2. Обращения по поручению главы муниципального района, первых заместителей главы администрации муниципального района, заместителя главы муниципального района могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях администрации муниципального района (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному должностному лицу муниципальной организации.

5.3. В случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам ведения муниципальных предприятий и учреждений, обращение направляется на рассмотрение в соответствующие муниципальные предприятия и организации. Сопроводительные письма к таким обращениям подписываются первыми заместителями главы администрации муниципального района и заместителем главы администрации муниципального района.

5.4. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается муниципальным предприятиям, учреждениям, организациям Серебряно-Прудского муниципального района Московской области (далее - района) и их должностным лицам, соответствующее подразделение администрации муниципального района уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ. Копия ответа направляется в организационно-контрольное управление администрации муниципального района.

5.5. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

5.6. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в организационно-контрольное управление администрации муниципального района, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.7. Письма без фамилии и адреса для ответа, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело сотрудниками соответствующих структурных подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело начальником организационно-контрольного управления. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

5.8. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или предложениями, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В исключительных случаях, а также в случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Первые заместители главы администрации муниципального района, заместитель главы администрации муниципального района на основании служебной записки ответственного исполнителя принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом или органом государственной власти Московской области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы заявителям, в федеральные органы и органы государственной власти Московской области печатаются на бланках администрации муниципального района. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7.2. Ответы на обращения граждан в администрации муниципального района подписывают глава муниципального района, первые заместители главы администрации муниципального района, заместитель главы администрации муниципального района, в соответствие с должностными обязанностями.

Ответы в федеральные органы или органы государственной власти об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают Глава или его заместители. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывает глава муниципального района. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации муниципального района, ответ подписывается этим должностным лицом.

7.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.4. В ответах, направляемых в федеральные органы и органы государственной власти Московской области, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.5. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Подлинники обращений граждан в федеральные органы и органы государственной власти Московской области возвращаются только при наличии на них штампа «подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в организационно-контрольное управление администрации муниципального района, где проверяется правильность оформления ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

7.10. Копия ответа или подлинник обращения подшиваются в дело. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет начальник организационно-контрольного управления администрации муниципального района.

7.11. Ответ оформленный в соответствии с требованиями настоящего регламента и зарегистрированный организационно-контрольным управлением администрации муниципального района отправляется заявителю. Отправление ответов на обращения без регистрации в организационно-контрольном управление не допускается.

7.12. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.13. Поступившие ответы на поручения о рассмотрении обращений граждан из других организаций передаются в организационно-контрольное управление администрации муниципального района, где регистрируются, а затем направляется исполнителю.

7.14. Специалист организационно-контрольного управления администрации муниципального района, проверяет ответ на соответствие установленным требованиям.

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений осуществляет организационно-контрольное управление администрации муниципального района, которое еженедельно направляет в структурные подразделения напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или истек.

9. Оставление обращений без рассмотрения

Не рассматриваются обращения граждан по существу если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося гражданина или почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину (за исключением случаев, когда адрес обратившегося гражданина неизвестен).

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не смог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение.

10. Организация личного приема граждан

10.1.Устные обращения к руководителям органов местного самоуправления поступают от граждан во время личного приема. Устные обращения также могут поступать по специально организованной «прямой линиии».

10.2. Прием граждан ведут глава муниципального района, первые заместители главы администрации муниципального района, заместители главы администрации муниципального района

10.3. Запись на прием к главе муниципального района, первым заместителям главы администрации муниципального района, заместителям главы администрации муниципального района, осуществляет специалист организационно-контрольного управления администрации муниципального района в соответствии с графиком приема жителей Сребряно-Прудского муниципального района Московской области. График личного приема заблаговременно доводится до сведения населения.

10.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, при записи на прием или в ходе приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

10.5. На каждого гражданина, обратившегося на прием к главе муниципального района, первым заместителям главы администрации муниципального района, заместителям главы администрации муниципального района, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия должностного лица, ведущего прием. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина к должностным лицам администрации муниципального района.

По необходимости при повторных обращениях ведущий запись специалист организационно-контрольного управления администрации муниципального района, делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и подкалывает их к карточке.

10.6. Для рассмотрения вопросов, поставленных заявителем перед главой, муниципального района, при необходимости на прием могут быть приглашены специалисты соответствующего подразделения администрации муниципального района, муниципальных предприятий, организаций, учреждений.

10.7. Запись на повторный прием к главе муниципального района, к первым заместителям главы администрации муниципального района, заместителю главы администрации муниципального района, осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистом организационно-контрольного управления администрации муниципального района, исходя из содержания ответа с предыдущего приема.

10.8. В случае, если обстоятельства, изложенные во время личного приема, требуют дополнительной проверки, устное обращение оформляется справкой должностного лица, к которому поступило обращение, и в дальнейшем рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством для письменных обращений граждан.

10.9. Предварительную запись на личный прием к главе муниципального района, первым заместителям главы администрации муниципального района, заместителю главы администрации муниципального района, изучение и подготовку вопросов к личному приему осуществляют специалист организационно-контрольного управления администрации муниципального района, курирующие данные вопросы. Прием осуществляется в служебных помещениях администрации муниципального района.

10.10. После завершения личного приема, согласно поручениям, зафиксированным в карточке личного приёма, специалист организационно-контрольного управления оформляют рассылку документов непосредственным исполнителям.

10.11. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема осуществляют специалисты организационно-контрольного управления администрации муниципального района.

10.12. Ответы о принятых мерах по выполнению поручений по обращениям граждан, поступившим в ходе личного приема, направляются в организационно-контрольное управление администрации муниципального района, и снимаются с контроля, о чем делается отметка в журнале. Глава муниципального района информируется устно или письменно об обращениях граждан с личного приема, адресованных непосредственно ему.

10.13. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

11. Ответственность должностных лиц за нарушение законодательства об обращении граждан

11.1.За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством о государственной гражданской и муниципальной службе.